DOCUMENTOS CONTABLES

DOCUMENTOS CONTABLES
NOTA DE CONTABILIDAD


Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable especifico, como es el caso de alientos de correccion de prestaciones, amortizaciones, ajustes y cierres, ademas de las compras al regimen simplificado.

NOTA CREDITO

Se diligencia cuando es necesario informar a un cliente que su deuda disminuye por algún concepto.
PARTES:
1. Numero
2. Persona a quien se notifica
3. NIT
4. Dirección
5. Fecha
6. Concepto
7. Total
8. Codificación e imputación contable
9. Firma de los responsables



NOTA DEBITO



Se diligencia cuando es necesario informar a un cliente acerca del valor de su deuda o de algún tipo de incremento por diferentes conceptos.
PARTES:
1 numero
2 persona a quien se notifica
3 NIT
4 dirección
5 fecha
6 concepto
7 total




RECIBO CAJA MENOR Y REEMBOLSO CAJA MENOR



Con este recibo el encargado de caja menor podrá respaldar todos los pagos que por los diferentes conceptos se cancelan a las personas que prestan algún servicio o veden un bien, y que friman en señal de haberlo recibido.
PARTES:
1. Fecha
2. Valor
3. Pagado a
4. Por concepto de
5. Son : valor en letras
6. Imputación
7. Aprobada
8. Firma recibido
9. Cedula o NIT

Reembolso de caja menor: el encargado de la caja menor debe preparar una relación de los gastos y pagos efectuados de acuerdo con los comprobantes de caja menor.


CHEQUE FISCAL

Este no figura entre los cheques especiales del Código de Comercio, pero fue creado por la ley primera de 1980. Se trata del cheque girado a favor de las entidades públicas. Con el fin de prevenir el fraude contra tales entidades, la citada ley ha restringido la negociabilidad del cheque fiscal.




CHEQUE POSDATADO




Art 717 del Código de Comercio. En Colombia es muy frecuente el uso de cheques posdatados y quizá por este motivo nuestro Co de Cio en el mismo art 717, en su parte final hace la única mención del mismo cuando dice: “el cheque posdatado será pagadero a su prestación”.


CHEQUE CRUZADO



Está reglamentado por los artículos 734, 735 y 736 del Código de Comercio. El cruzamiento consiste en dos líneas paralelas trazadas transversalmente sobre el anverso del cheque. Su finalidad es buscar una mayor seguridad y prevenir, hasta donde sea posible, el uso doloso del título. Solo se puede consignar.
Publicado por estefania en 08:21 0 comentarios
JUEVES 9 DE SEPTIEMBRE DE 2010

VENTA

Responda a las necesidades de los clientes, impulse las ventas y cree relaciones estrechas con los clientes
El éxito de una compañía reside en el negocio y en el beneficio que genera. Mantener contentos a los clientes y buscar relaciones nuevas resulta esencial para esta tarea. El departamento de ventas no sólo impulsa el crecimiento futuro, sino que también conforma la dirección de la compañía y le permite cumplir sus objetivos a través de las relaciones con el cliente creadas por los compromisos de venta.
Los representantes de ventas deben tener disponibles los datos empresariales más precisos, incluidos los precios actualizados al minuto de productos y servicios, además de información acerca de los clientes. El éxito para el departamento de ventas depende en gran medida del acceso inmediato a información esencial para la empresa, lo que les ayuda a responder a las necesidades de los clientes. El software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) puede dar al equipo de ventas una ventaja estratégica y hacer que la información que puede resultar difícil de encontrar o que se halla en sistemas distintos esté más centralizada y disponible.
Procesos
El equipo de ventas está en primera línea de la compañía. Debe ser capaz de medir con precisión su rendimiento además de planificar, ejecutar y aprovechar eficazmente las oportunidades de venta. Microsoft Dynamics CRM le permite ver, administrar y realizar el seguimiento del trabajo del equipo de ventas, ver la rapidez con la que el equipo de ventas convierte las nuevas oportunidades en potenciales y en ventas, y evaluar los cambios de rendimiento a lo largo del tiempo.
• Oportunidades interesantes y cierre de la venta. Se necesita gran cantidad de investigación, esfuerzo y tiempo para conservar los clientes, gestionar un equipo y cualificar las oportunidades de venta. Los directores comerciales confían en información clave sobre ventas, como los datos de rendimiento del personal, información sobre presupuestos y gastos, y la asignación de precios, además de información sobre clientes potenciales, incluida la inteligencia que ayuda a determinar la situación de un cliente y su situación financiera. Las características de gestión de contactos y oportunidades de Microsoft Dynamics permiten mantener perfiles detallados sobre los contactos de ventas, hacer avanzar el proceso de venta y buscar todas las oportunidades en las que se puede actuar. Y Microsoft Dynamics CRM ofrece herramientas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) integradas y flexibles que permiten el seguimiento y los informes sobre los resultados de ventas y eventos sobre las cuentas de cliente.
• El fácil acceso a los datos mejora los procesos de venta. El director comercial debe tener datos empresariales y del sector actualizados, y también debe ser capaz de obtener acceso, compartir y analizar esos datos de manera rápida y eficaz. Con Microsoft Dynamics CRM, puede documentar y administrar clientes y oportunidades; crear, ver, revisar y distribuir informes financieros y asignar tareas a su equipo y garantizar su consecución. Las soluciones de Microsoft Dynamics mantienen información de toda la organización en un mismo repositorio, de manera que siempre tenga una vista completa de los factores que afectan a su empresa. Y las soluciones de Microsoft Dynamics funcionan con otros productos de Microsoft y como ellos. Por ejemplo, puede exportar y analizar datos en Microsoft Office Excel, crear informes en su formato favorito y hacer que estén disponibles en portales empresariales creados con tecnología de Microsoft Share

EL PROCESO DE COMPRAS
1. Los Justificantes y Documentos
Las operaciones que realiza la empresa es necesario que queden reflejadas en soportes materiales para que exista constancia de los hechos producidos en la empresa, hay que llevar un control interno con estos documentos, y también un control externo.
Los soportes materiales de las operaciones se llaman justificantes o documentos.
• Pedido o nota de Pedido.
• Albarán
• Factura
• Pago (Cheque, pagare…)
• Factura de Gastos
• Notas de Abono.
2 Pedido
-Solicitamos nosotros el pedido.
Mediante el representante.
Pedido se define como la solicitud en firme de materiales que realiza la empresa a un proveedor después de haber valorado las ofertas recibidas de varios proveedores.
Una vez que hemos hecho el pedido habrá que anotar su número en el Libro Registro de Compras.
2.º Tipos de Pedidos
Pedidos según el objeto de la solicitud
-Pedidos de servicios u obras: son aquellos en los cuales se solicita alguna prestación de tipo personal o por la realización de un trabajo determinado, en este trabajo determinado se puede o no incluir los materiales para realizar los trabajos.
-Pedido de materiales: aquellos en que pedimos una mercancía concreta.
Pedidos según el destino de material
-Pedidos por consumos extraordinarios: también llamados materiales de pronto empleo, serán materiales que existen en el almacén pero que por necesitarse extraordinariamente hayan sido solicitados para este fin evitando alterar los consumos medios.
-Pedidos de reposición: pedidos que surgen por iniciativa del almacén y se refieren a materiales cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo.
Pedidos según la forma
-Pedidos normales: son aquellos en que las cantidades solicitadas se han ajustado en función de los consumos previstos durante una semana, un mes…
-Pedidos programados: son aquellos que se producen como consecuencia de un estudio realizado sobre los materiales, teniendo en cuenta los consumos históricos y previstos, los stocks mínimos, las existencias y las cantidades pendientes de suministro. El estudio se realiza para obtener el consumo estimado en un período de tiempo que será el que abarque el pedido.
Contratamos una cantidad anual cuya entrega se puede fraccionar en uno o varios períodos. Normalmente pediremos una cantidad menor a la prevista.
Inconvenientes: como la cantidad solicitada es inferior a la prevista si no se cumplen las fechas de entrega se puede producir rotura de stock
Ventajas: Se reducen los costes de gestión. Pueden disminuir los precios de adquisición.
-Pedidos abiertos: se hacen para solicitar una cantidad total aproximada sin que ello suponga un compromiso obligado de compra. Pediremos el envío de material en función de nuestras necesidades reales que pueden ser mayor o menos a la cantidad reservada.
Características: con respecto a las cantidades solicitadas las cantidades indicadas en el pedido solo lo son a titulo indicativo y variarán en función de cómo lo hagan los consumos previstos respecto a los reales. No existe compromiso de comprar, sólo si surgen necesidades.
Respecto a los plazos de entrega, los más frecuentes son de 24, 48 horas o de una semana.
Respecto a las existencias del suministrador habrá que exigir al suministrador que disponga de las cantidades fijadas como stock mínimo.
La realización del pedido, reducen o eliminan formalidades. Respecto al importe de los pedidos, puede haber dos posiciones:
• Se pueden establecer precios fijos durante todo el tiempo de vigencia del pedido que normalmente suele ser de un año.
• Se pueden aceptar subida de precios que ocurran durante la duración del pedido
Ventajas: la existencia de estos materiales en almacenes baja; disminuyen los costes de gestión ya que un pedido abierto elimina gran número de pedidos normales; disminuyen los precios de adquisición por volumen de compra; disminuyen el número de facturas; disminuye el trabajo contable; disminuyen los plazos de aprovisionamiento.
Inconvenientes: aumenta el número de recepciones; exige que se haga un estudio previo a su realización.
2.2. El impreso del Pedido
El pedido se puede hacer mediante dos formas: carta e impreso. En ambos casos se deben poner todos los datos necesarios para facilitar al máximo las relaciones comerciales y que no dé lugar a equivocaciones.
Impreso estándar: tiene que llevar:
• Los datos del comprador, nombre o razón social, CIF o NIF, domicilio completo, FAX, e-mail, teléfono. Cuando el comprador y vendedor son de distinta nacionalidad se incluye el país.
• La fecha de entrega o plazo máximo de envío.
• Número de orden
• Fecha de expedición y referencias (número de contrato, representante que ha realizado el pedido).
• Datos del vendedor, nombre o razón social, CIF o NIF, dirección completa…
• Relación de artículos solicitados, nombre del producto o descripción en unidades de venta, referencia o código de cada artículo, cantidad que solicitamos de cada artículo, precios unitarios, importes totales o parciales
• Condiciones comerciales, descuentos, quien pagará los gastos de transporte, seguro, embalajes, forma de pago, otras condiciones o acuerdos tomados de forma verbal o escrita.
• Firma del comprador de quien se hace responsable de ese pedido
2.3 El Registro de Pedidos.
Cuando se realiza un pedido habrá que realizar un seguimiento de ellos hasta que la mercancía llegue a nuestro almacén. Se hará en el libro de registros de pedidos emitidos. Contenido:
• El número de pedido.
• Fecha, día en que se hizo el pedido.
• Importe total de la mercancía.
• Proveedor, a que proveedor se lo hemos hecho.
• Código del proveedor, en su defecto el CIF.
• Fecha de entrega del pedido.
• Fecha de recepción.
• Almacén o lugar de entrega para el cual se realizan los pedidos
• Número de albarán, número de documento que se firma aceptando el envío
• Observaciones, incidencias
2.4. Hoja de Solicitud
Documento que se utiliza para solicitar materiales desde una sección a otra de la empresa desde el punto de venta al almacén central.
3. La Recepción de Mercancías (Control, documentación…)
La recepción es la aceptación que se realiza al proveedor para que pueda enviar la factura, para otorgar el consentimiento se firmará una copia del albarán o nota de entrega suministrada por el proveedor. Dependiendo del tipo de transporte habrá dos variantes:
• Que el transportista sea una agencia, la mercancía vendrá catalogada por número de bultos y peso, exigiendo la firma del destinatario en el albarán del transporte o nota de entrega.
• Que el transportista sea el suministrador de la mercancía, la mercancía vendrá con el albarán
3.1. Albarán o nota de entrega.
Documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. Su función es servir como justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y también sirve de guía para confeccionar la factura.
• Original más primera copia se remite al cliente y el cliente una vez cotejada la mercancía devuelve la copia firmada, esta copia firmada por el cliente va ha contabilidad para hacer la factura.
• Segunda copia, se queda en el almacén para justificar la salida de mercancías.
• Tercera copia, va ha ir al departamento de ventas.
Excepciones de la existencia del Albarán.
• El albarán se sustituye por una nota de entrega del transportista en la que se detallarán el número de bultos y el tipo de mercancías que contiene cada uno
• Cuando el comprador no exige factura y al retirar la mercancía paga al contado se le expedirá el albarán valorado.
Forma y contenido del Albarán
Tiene que llevar:
• Datos del vendedor, nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio.
• Número de orden y fecha de emisión
• Datos del cliente, nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio
• Referencias, pondremos el número de pedido y fecha al que se hace referencia. Si existe agente o representante a través del que se hizo el pedido.
• Forma de envío, agencia o transportista que realiza la entrega, y si la mercancía viaja a portes debidos o pagados.
• Descripción de la mercancía, código de las mercancías, descripción, cantidad y precio.
• Observaciones, posibles incidencias observadas en la mercancía recibida.
• Recibí, o firma de la persona autorizada por la empresa receptora. El firmar quiere decir que aceptamos la mercancía y nos enviarán la factura.
3.2. Albarán valorado.
Modelo especial que se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado al retirar la mercancía.
Se formalizará incluyendo en él todos los requisitos legales exigidos para las facturas. Cuando los precios llevan incluidos el impuesto total la compra se expresa: Total ( IVA incluido). Además este albarán valorado sirve al mismo tiempo como nota de entrega y justificante de compra.
3.3. Registro y control de la mercancía.
El registro y el alta de la mercancía en el almacén no tiene lugar hasta que se ha verificado que no existen errores. Errores:
• Equivocaciones en los artículos enviados.
• Falta de artículos.
• Daño o roturas.
Para ello hacemos una inspección cuantitativa y cualitativa de los productos recibidos. Pasos para la inspección:
• Comprobamos antes de la descarga que los datos del documento que acompaña a la mercancía coinciden con los del pedido realizado.
• Contaremos los bultos descargados y examinaremos si hay daños externos, si el embalaje está deteriorado de anotan los desperfectos y se acepta la mercancía con la condición de salvo posterior examen.
• Se hace un recuento físico de los artículos recibidos y se contrastan con los que aparecen relacionados en el albarán de entrega.
El resultado del examen puede ser conforme o no conforme y aceptaremos o no la mercancía pero siempre indicando el motivo en las observaciones.
Una vez echo el control de la mercancía, confeccionaremos la hoja de recepción; que se confecciona para demostrar que se han recibido los materiales solicitados y para controlar el cumplimiento de los plazos de entrega, rechazos, rotura etc.
En la hoja de recepción figurará:
• Orden de compra o número de pedido.
• Albarán o nota de entrega de la mercancía.
• Resultado del control tanto en cantidad como en calidad.
• Descripción, clasificación y almacén de destino del material.
4. La Factura
La factura es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa o prestación de servicios y se confecciona partiendo de los datos que figuran en el pedido y en la copia del albarán que acepta el comprador.
4.1. Normativa sobre la Factura.
Está en el Real Decreto 2402/1985 BOE 30 de Diciembre
Deberán expedir facturas todos los empresarios y profesionales por las operaciones que realicen incluso por las exportaciones debiendo conservar una copia de las mismas. Todas las facturas y sus copias deben de contener los siguientes datos.
• Datos del vendedor o emisor.
• Número de factura. La numeración debe ser correlativa. Si se emiten facturas desde varios centro se pueden usar series diferentes
• Lugar y fecha de emisión.
• Datos del comprador o destinatario.
• Descripción de la operación de compraventa o prestación de servicios. (descripción artículo, número de unidades, precios unitarios, descuentos, otros gastos, base imponible, tipos impositivos, recargos de equivalencia, importe total).
• También se debe indicar la referencia del pedido o el albarán que ha originado la factura.
• Observaciones, donde se hace constar las condiciones de pago, la forma, la cantidad.
Las facturas dirigidas a un mismo destinatario pueden contener varias operaciones siempre que consten por separado los conceptos, contraprestaciones, los impuestos y la cuota de cada operación.
También se puede incluir en una sola factura todas las operaciones realizadas con un mismo destinatario durante un mes natural o tiempo inferior.
Los empresarios y profesionales que realicen operaciones para quienes no tengan la consideración de tales podrán sustituir la factura por un talonario de vales o tickets numerados.
Ventas al por menos, transportes de personas, servicio de hosteleria y restaurantes, espectáculos públicos, autopista de peaje.
Contenido del ticket:
• Nombre o razón social del vendedor, CIF, dirección completa
• Fecha de expedición
• Dependiente o vendedor que ha efectuado la venta.
• Descripción de los artículos vendidos o servicios prestados
• Forma de pago efectivo o tarjeta.
4.2. Expedición, copia, conservación y registro de las facturas.
Las facturas se expedirán en el acto o bien en el plazo de 30 días desde el devengo o el último día del mes cuando se factura por meses. El vendedor debe expedir un original de cada factura pudiendo expedir un duplicado cuando concurran varios destinatarios o por pérdida del original pero tendrá que venir la expresión DUPLICADO sobreimpresa en la factura. Los vendedores deben conservar copia de cada factura emitida, tickets o vales durante 6 años. Si adquirimos bienes de inversión muebles habrá que conservarse la factura durante 15 años. Los adquirientes y compradores que sean empresarios o profesionales también tienen que conservar la factura durante 6 años.
Los empresarios y profesionales sujetos al IVA deberán llevar obligatoriamente 2 libros de registros:
• Libro de Registro de Facturas Emitidas.
• Libro de Registro de Facturas Recibidas.
4.3 Conceptos incluidos en las facturas
- Gastos de Compras.
Serán todos los gastos ocasionados por la adquisición de la compra
• Portes o Transportes: están gravados al mismo tipo impositivo del género o mercancía que se transporta. Si hay facturas en las que se transportan artículos al 16%, al 7% y al 4%, se deben prorratear los portes entre los distintos artículos aplicando 3 bases imponibles distintas.
• Seguros: van sujetos al mismo tipo impositivo que la mercancía, si hay artículos con varios tipos impositivos habrá que prorratear los seguros.
• Envases y embalajes: 2 tipos: los reutilizables y los no reutilizables, estos envases incrementan el importe de la factura yen el caso de los reutilizables el cliente los devuelve y el proveedor abona su importe mediante una factura de rectificación.
- Descuentos
Son disminuciones conseguidas por rebajas o negociaciones con el proveedor.
• Descuentos comerciales: es un porcentaje a calcular sobre el importe de cada artículo o sobre la suma de los importes total su todos tiene el mismo tanto por ciento.
• Descuentos por cantidad: se otorgan a los compradores que realizan una gran cantidad de pedidos.
• Descuentos financieros: son los concedidos por abonar rápidamente el importe de la compra, se aplicarán sobre la cantidad resultante después de haber restado los 2 descuentos anteriores.
- Unidades bonificadas
Se facturan y por consiguiente forma parte del bruto de la factura, pero el importe económico de estos artículos aumentan el descuento comercial.
5. Otros documentos de compraventa.
5.1 Nota de Gastos
Se utiliza para reflejar los gastos suplidos que son aquellos que el vendedor paga a terceras personas en nombre y por cuenta del comprador.
• Portes: se la empresa que presta el servicio cobra en origen es el vendedor quien paga al transportista, pero si se han pactado que loa gastos fueran a cargo del comprador, el vendedor para cobrarle los gastos al comprador extenderá una nota de gastos por el importe pagado a la agencia de transportes.
• Envases y embalajes: estos gastos se originan cuando el producto no sale envasado de fábrica o el comprador solicita un envase o embalaje especial. En estos casos son a cargo del comprador y se facturan por separado.
• Seguros: gasto que se paga a la compañía de seguros para que asuma los riesgos que pueda sufrir la mercancía.
El formato de la nota de gastos es similar a la factura, los gastos incluidos en la nota de gastos tributan al tipo impositivo general (16%), mientras que los gastos incluidos en factura se gravan con el IVA que corresponde al producto.
5.2. Factura de Rectificación o Nota de Abono.
La confeccionaremos para reflejar los importes que el vendedor tiene que devolver al comprador, serán cantidades que se han incluido en factura y cobrado pero que el comprador no tiene por que pagar.
Casos en que se hace la nota de abono:
• Para devolución de mercancías, envases o embalajes.
• Para los rappels o descuentos por volumen de operaciones.
• Cuando se detectan errores después de haber expedido la factura.
Indicaremos en la nota de abono la causa o el número de documento que a originado la rectificación con los mismos tipos impositivos y la serie y numeración será distinto.
5.3. Recibo de Portes o Carta de Portes.
Las empresas dedicadas al transporte para facturar el servicio que hacen a los clientes harán la carta de portes.
Contenido mínimo:
• Datos de la empresa que presta el servicio.
• Datos del remitente, cargador o expedidor.
• Datos del destinatario o consignatario
• Descripción de la mercancía, número de bultos, peso, volumen, etc.
• Fecha de emisión y número del documento.
• Forma de pago. Origen o Destino. Portes pagados o debidos.
• Importe del servicio del transporte.
• Otros gastos. Seguros, carga, descarga.
• Impuestos.
• Fecha y hora de salida y llegada.
• Transportista que realiza el seguro Point


Cotizaciones
La cotización es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación.
También se denomina cotización a las cuantías que los trabajadores deben ingresar al estado en concepto de aportación a la seguridad social. Este tipo de aportación en algunos países recibe el nombre de cotización previsional, y es la fracción, usualmente mensual, de un sueldo o salario depositado por el empleado o empleador (mediante retención) en un sistema de seguridad social. En el caso de Chile son los aportes a la cuenta individual de retiro del trabajador en una AFP.
Cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en un mercado bursátil. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título.
FACTURA
I. Es un documento tributario de compra y ventaque registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.
La facturatiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del ImpuestoGeneral a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.
BOLETA DE VENTA
I. La boleta de venta tiene por finalidad acreditar o respaldar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios en operaciones con consumidores o usuarios finales y en operaciones realizadas por los sujetos del Régimen Unico Simplificado.
LETRA
I. La letra de cambio es un documento de crédito que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del documento.


LIQUIDACIÓN DE COMPRA
I. La Liquidación de Compra es un documento que acredita las adquisiciones que efectúen las personas naturales o jurídicas, sociedades conyugales, sucesionesindivisas, sociedades de hecho y otros entes colectivos a productos y/o acopiadoras (Persona Natural) de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria y pesca artesanal, de productos silvestres, minería. Siempre que éstas (reiteramos, personas naturales) no otorguen comprobante de pago por estar imposibilitados de obtener número de RUC.
ORDEN DE COMPRA
I. Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.
Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.
NOTA DE CRÉDITO
I. DEFINICIÓN
La Nota de Crédito será emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Específicamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, así como por la anulación de operaciones.
GUIA DE REMISIÓN
I. Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membretado, según necesidad de la Empresasirve para que el comercio tenga testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta.

RECIBOS
I. DEFINICIÓN
El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.
EL VALE
I. DEFINICIÓN
Es un documento que contiene una promesa escrita en el cual una persona se obliga al pago de una suma determinada. También se define como una nota escrita que una persona manda a otra a fin de que mercaderías o dinero por cuenta del firmante del documento.
LOS GIROS
I. DEFINICIÓN
Es un documento por el cual una persona de orden a otra para pagar a una tercera cierta cantidad de dinero, en distintos lugares al de procedencia, puesto que los giros pueden extenderse en moneda nacional y en moneda extranjera.
Los giros se clasifican según el medio que utilizan para el traslado del dinero. Así puede ser:
• Giro Bancario.
• Giro Telegráfico.
• Giro Cablegráfico.
CARTA DE CRÉDITO
I. Son aquellas que los comerciantes dirigen a otros corresponsal o clientes suyos
PAGARÉ
I. Es un título- valor de circulación y aparece como forma impropia del contratode cambio que contenía intereses.
Es un documento de crédito al igual que la letra de cambio, con la promesa pura y simple de pagar una suma de dinero, en un determinado tiempo.
CHEQUE
I. DEFINICIÓN
El cheque es un documento de pago inmediato, a diferencia de la letra de cambio y el pagaré, que son documentos de crédito.
Orden de pago pura y simple librada al banco, en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente; o autorización para girar en cuenta corriente
Contrato de trabajo
Concepto de trabajo.
El trabajo que regula este código es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, permanente o transitoria, que una persona natural ejecuta conscientemente al servicio de otra, y cualquiera que sea su finalidad, siempre que se efectúe en ejecución de un contrato de trabajo. (Art. 5 C.S.T)
Definición de contrato de trabajo.
1. Contrato de trabajo es aquél por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.
2. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y remunera, patrono, y la remuneración, cualquiera que sea su forma, Salario. (Art. 22 C.S.T).
Elementos del contrato de trabajo
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Para que haya contrato de trabajo se requiere que concurran estos tres elementos esenciales:
a) La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por sí mismo;
b) La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador, que faculta a éste para exigirle el cumplimiento de órdenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos *(mínimos)* del trabajador en concordancia con los tratados o convenios internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia obliguen al país, y
c) Un Salario como retribución del servicio.
2. Una vez reunidos los tres elementos de que trata este artículo se entiende que existe contrato de trabajo y no deja de serlo por razón del nombre que se le dé ni de otras condiciones o modalidades que se le agreguen, en especial bajo la figura de Contrato de servicios, que es la figura mas utilizada para esconder una relación laboral. (Art. 23 C.S.T). (El subrayado es nuestro)
El cumplimiento de lo anterior supone la existencia legal de un contrato de trabajo o relación laboral; sin embargo, no es necesaria la existencia de un contrato escrito para demostrar la existencia de una relación laboral, toda vez que la jurisprudencia señala que en este debe primar la realidad frente a los formalismos legales, lo que quiere decir que la sola existencia de los elementos que configuran un contrato de trabajo es suficiente para demostrar la existencia de una relación laboral con todas sus repercusiones legales contenidas en el C.S.T, y en tal caso no hace falta un contrato escrito para probarlo, y caso contrario, (que es muy común en nuestro medio), si existiese un contrato de servicios, pero la realidad es que se configuran todos los elementos y requisitos de un contrato laboral, tal contrato de servicios será invalido y pasara a convertirse en un contrato laboral con todas las implicaciones contenidas en el código sustantivo del trabajo.
De la actividad personal
El contrato de trabajo supone la obligación del trabajador de realizar una actividad laboral para el empleador. Esta labor bien puede ser manual o intelectual y debe ser prestada por el trabajador mismo, puesto que el contrato se ha hecho es entre el empleador y el trabajador, es decir, solo concurren dos partes. En la eventualidad en que se permita que terceras personas realicen o ayuden al empleado a realizar sus actividades, estas terceras personas dependerán o estarán bajo la subordinación del empleador o patrono.
De la subordinación.
La subordinación es quizás el elemento mas importante del contrato de trabajo, entendida esta la obligación que tiene el trabajador de seguir las ordenes e instrucciones del empleador.
Es de aclarar que la subordinación nunca es absoluta, debe ser razonable y debe en todo caso respetar los derechos mínimos del trabajador como lo es su dignidad y su libertad. La subordinación no le da derecho al empleador a exigir al trabajador más de lo que razonablemente concierne a la naturaleza de la labor a desarrollar. Mucho menos puede el empleador obligar al trabajador a realizar o de dejar de realizar una actividad que vaya en contra de la ley o del mismo reglamento interno de la empresa.
Aunque la subordinación significa que el empleado este a disposición de su empleador, y este tiene facultades para disponer de el según las necesidades de la empresa, que bien pueden significar un cambio de objeto del contrato, el lugar de ejecución del contrato, la forma de remuneración, etc, no puede el empleador en todo caso desmejorar las condiciones del trabajador.
De la remuneración.
Es un derecho del trabajador y una obligación ineludible del empleador de brindar una contraprestación económica por la actividad que el empleado desarrolla. La remuneración o Salario puede ser en efectivo o en especie, caso en el cual el Salario en especie no puede superar el 50% del total del Salario, y tratándose del Salario mínimo, máximo se puede pagar en especie hasta un 30%.
La remuneración denominada Salario, puede pagarse en periodos diarios, semanales, quincenales y como máximo mensuales.
En Colombia existe un Salario mínimo que se debe pagar a un trabajador. Ningún trabajador puede ganar menos de un Salario mínimo, a excepción de quienes trabajan medio tiempo o menos, caso en el cual, lo relacionado con seguridad social y prestaciones sociales, se deben liquidar sobre una base que no puede ser inferior al Salario mínimo, aun en la realidad el empleado solo perciba por concepto de sueldo o Salario la mitad del mínimo.
Código de comercio
DECRETA:
TÍTULO PRELIMINAR
DISPOSICIONES GENERALES
Art. 1.- Los comerciantes y los asuntos mercantiles se regirán por las disposiciones de la ley comercial, y los casos no regulados expresamente en ella serán decididos por analogía de sus normas.
Art. 2.- En las cuestiones comerciales que no pudieren regularse conforme a la regla anterior, se aplicarán las disposiciones de la legislación civil.
Art. 3.- La costumbre mercantil tendrá la misma autoridad que la ley comercial, siempre que no la contraríe manifiesta o tácitamente y que los hechos constitutivos de la misma sean públicos, uniformes y reiterados en el lugar donde hayan de cumplirse las prestaciones o surgido las relaciones que deban regularse por ella.
En defecto de costumbre local se tendrá en cuenta la general del país, siempre que reúna los requisitos exigidos en el inciso anterior.
Art. 4.- Las estipulaciones de los contratos válidamente celebrados preferirán a las normas legales supletivas y a las costumbres mercantiles.
Art. 5.- Las costumbres mercantiles servirán, además, para determinar el sentido de las palabras o frases técnicas del comercio y para interpretar los actos y convenios mercantiles.
Art. 6.- La costumbre mercantil se probará como lo dispone el Código de Procedimiento Civil. Sin embargo, cuando se pretenda probar con testigos, éstos deberán ser, por lo menos, cinco comerciantes idóneos inscritos en el registro mercantil, que den cuenta razonada de los hechos y de los requisitos exigidos a los mismos en el artículo 3o.; y cuando se aduzcan como prueba dos decisiones judiciales definitivas, se requerirá que éstas hayan sido proferidas dentro de los cinco años anteriores al diferendo.
Art. 7.- Los tratados o convenciones internacionales de comercio no ratificados por Colombia, la costumbre mercantil internacional que reúna las condiciones del artículo 3o., así como los principios generales del derecho comercial, podrán aplicarse a las cuestiones mercantiles que no puedan resolverse conforme a las reglas precedentes.
Art. 8.- La prueba de la existencia de una costumbre mercantil extranjera, y de su vigencia, se acreditará por certificación del respectivo cónsul colombiano o, en su defecto, del de una nación amiga. Dichos funcionarios para expedir el certificado solicitarán constancia a la cámara de comercio local o de la entidad que hiciere sus veces y, a falta de una y otra, a dos abogados del lugar, de reconocida honorabilidad, especialistas en derecho comercial.
Art. 9.- La costumbre mercantil internacional y su vigencia se probarán mediante copia auténtica, conforme al Código de Procedimiento Civil, de la sentencia o laudo en que una autoridad jurisdiccional internacional la hubiere reconocido, interpretado o aplicado. También se probará con certificación autenticada de una entidad internacional idónea, que diere fe de la existencia de la respectiva costumbre.
LIBRO PRIMERO
DE LOS COMERCIANTES Y DE LOS ASUNTOS DE COMERCIO
TÍTULO I
DE LOS COMERCIANTES
CAPÍTULO I
Calificación de los comerciantes
Art. 10.- Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles.
La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona.
Art. 11.- Las personas que ejecuten ocasionalmente operaciones mercantiles no se considerarán comerciantes, pero estarán sujetas a las normas comerciales en cuanto a dichas operaciones.
Art. 12.- Toda persona que según las leyes comunes tenga capacidad para contratar y obligarse, es hábil para ejercer el comercio; las que con arreglo a esas mismas leyes sean incapaces, son inhábiles para ejecutar actos comerciales.
Incisos 2. y 3., Derogados. Ley 27 de 1977.
Los menores adultos pueden, con autorización de sus representantes legales, ocuparse en actividades mercantiles en nombre o por cuenta de otras personas y bajo la dirección y responsabilidad de éstas.
Art. 13.- Para todos los efectos legales se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos:
1. Cuando se halle inscrita en el registro mercantil;
2. Cuando tenga establecimiento de comercio abierto, y
3. Cuando se anuncie al público como comerciante por cualquier medio.
Art. 14.- Son inhábiles para ejercer el comercio, directamente o por interpuesta persona:
1. subrogado. Ley 222 de 1995.
2. Los funcionarios de entidades oficiales y semioficiales respecto de actividades mercantiles que tengan relación con sus funciones, y
3. Las demás personas a quienes por ley o sentencia judicial se prohiba el ejercicio de actividades mercantiles.
Si el comercio o determinada actividad mercantil se ejerciere por persona inhábil, ésta será sancionada con multas sucesivas hasta de cincuenta mil pesos que impondrá el juez civil del circuito del domicilio del infractor, de oficio o a solicitud de cualquiera persona, sin perjuicio de las penas establecidas por normas especiales.
Art. 15.- El comerciante que tome posesión de un cargo que inhabilite para el ejercicio del comercio, lo comunicará a la respectiva cámara mediante copia de acta o diligencia de posesión, o certificado del funcionario ante quien se cumplió la diligencia, dentro de los diez días siguientes a la fecha de la misma.
El posesionado acreditará el cumplimiento de esta obligación, dentro de los veinte días siguientes a la posesión, ante el funcionario que le hizo el nombramiento, mediante certificado de la cámara de comercio, so pena de perder el cargo o empleo respectivo.
Art. 16.- Siempre que se dicte sentencia condenatoria por delitos contra la propiedad, la fe pública, la economía nacional, la industria y el comercio, o por contrabando, competencia desleal, usurpación de derechos sobre propiedad industrial y giro de cheques sin provisión de fondos o contra cuenta cancelada, se impondrá como pena accesoria la prohibición para ejercer el comercio de dos a diez años.
Art. 17.- Se perderá la calidad de comerciante por la incapacidad o inhabilidad sobrevinientes para el ejercicio del comercio.
Art. 18.- Las nulidades provenientes de falta de capacidad para ejercer el comercio, serán declaradas y podrán subsanarse como se prevé en las leyes comunes, sin perjuicio de las disposiciones especiales de este Código.
CAPÍTULO II
Deberes de los comerciantes
Art. 19.- Es obligación de todo comerciante:
1. Matricularse en el registro mercantil;
2. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad;
3. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales;
4. Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades;
5. Subrogado. Ley 222 de 1995.
6. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
TÍTULO II
DE LOS ACTOS, OPERACIONES Y EMPRESAS MERCANTILES
Art. 20.- Son mercantiles para todos los efectos legales:
1. La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la enajenación de los mismos;
2. La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos;
3. El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los prestamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés;
4. La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos de comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos;
5. La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones;
6. El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos;
7. Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillos;
8. El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras;
9. La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje;
10. Las empresas de seguros y la actividad aseguradora;
11. Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados;
12. Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes;
13. Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes;
14. Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios;
15. Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u ornamentaciones;
16. Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o recursos de la naturaleza;
17. Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o circulación de toda clase de bienes;
18. Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el transporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios, y
19. Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil.
Art. 21.- Se tendrán así mismo como mercantiles todos los actos de los comerciantes relacionados con actividades o empresas de comercio, y los ejecutados por cualquier persona para asegurar el cumplimiento de obligaciones comerciales.
Art. 22.- Si el acto fuere mercantil para una de las partes se regirá por las disposiciones de la ley comercial.
Art. 23.- No son mercantiles:
1. La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso del adquirente, y la enajenación de los mismos o de los sobrantes;
2. La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de éstas por su autor;
3. Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines de servicio público;
4. Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural. Tampoco serán mercantiles las actividades de transformación de tales frutos que efectúen los agricultores o ganaderos, siempre y cuando que dicha transformación no constituya por sí misma una empresa, y
5. La prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales.
Art. 24.- Las enumeraciones contenidas en los artículos 20y 23 son declarativas y no limitativas.
Art. 25.- Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio.
TÍTULO III
DEL REGISTRO MERCANTIL
Art. 26.- El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad.
El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.
Art. 27.- El registro mercantil se llevará por las cámaras de comercio, pero la Superintendencia de Industria y Comercio determinará los libros necesarios para cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y dará las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento de la institución.
Art. 28.- Deberán inscribirse en el registro mercantil:
1. Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como los comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras, quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades;
2. Las capitulaciones matrimoniales y las liquidaciones de sociedades conyugales, cuando el marido y la mujer o alguno de ellos sea comerciante;
3. La interdicción judicial pronunciada contra comerciantes; las providencias en que se imponga a estos la prohibición de ejercer el comercio; (los concordatos preventivos y los celebrados dentro del proceso de quiebra; la declaración de quiebra y el nombramiento de síndico de ésta y su remoción;)* la posesión de cargos públicos que inhabiliten para el ejercicio del comercio, y en general, las incapacidades o inhabilidades previstas en la ley para ser comerciante;
4. Las autorizaciones que, conforme a la ley, se otorguen a los menores para ejercer el comercio, y la revocación de las mismas;
5. Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o general de bienes o negocios del comerciante:
6. La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que modifiquen o afecten la propiedad de los mismos o su administración;
7. Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles;
8. Los embargos y demandas civiles relacionados con derechos mutación esté sujeta a registro mercantil;
9. La constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de sociedades comerciales, así como la designación de representantes legales y liquidadores, y su remoción. Las compañías vigiladas por la Superintendencia de Sociedades deberán cumplir, además de la formalidad del registro, los requisitos previstos en las disposiciones legales que regulan dicha vigilancia, y
10. Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley.
* Modificado. Ley 222 de 1995.
Art. 29.- El registro mercantil se llevará con sujeción a las siguientes reglas, sin perjuicio de las especiales que establezcan la ley o decretos reglamentarios:
1. Los actos, contratos y documentos serán inscritos en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde fueren celebrados u otorgados; si hubieren de realizarse fuera de dicha jurisdicción, se inscribirán también en la cámara correspondiente al lugar de su ejecución o cumplimiento;
2. La matrícula de los comerciantes y las inscripciones no previstas en el ordinal anterior, se harán en la cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio de la persona interesada o afectada con ellos;
3. La inscripción se hará en libros separados, según la materia, en forma de extracto que dé razón de lo sustancial del acto, documento o hecho que se inscriba, salvo que la ley o los interesados exijan la inserción del texto completo, y
4. La inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción.
Art. 30.- Toda inscripción se probará con certificado expedido por la respectiva cámara de comercio o mediante inspección judicial practicada en el registro mercantil.
Art. 31.- La solicitud de matrícula será presentada dentro del mes siguiente a la fecha en que la persona natural empezó a ejercer el comercio o en que la sucursal o el establecimiento de comercio fue abierto.
Tratándose de sociedades, la petición de matrícula se formulará por el representante legal dentro del mes siguiente a la fecha de la escritura pública de constitución o a la del permiso de funcionamiento, según el caso, y acompañará tales documentos.
El mismo plazo señalado en el inciso primero de este artículo se aplicará a las copropiedades o sociedades de hecho o irregulares, debiendo en este caso inscribirse todos los comuneros o socios.
Art. 32.- La petición de matrícula indicará:
1. El nombre del comerciante, documento de identidad, nacionalidad, actividad o negocios a que se dedique, domicilio y dirección, lugar o lugares donde desarrolle sus negocios de manera permanente, su patrimonio líquido, detalle de los bienes raíces que posea, monto de las inversiones en la actividad mercantil, nombre de la persona autorizada para administrar los negocios y sus facultades, entidades de crédito con las cuales hubiere celebrado operaciones y referencias de dos comerciantes inscritos, y
2. Tratándose de un establecimiento de comercio, su denominación dirección y actividad principal a que se dedique; nombre y dirección del propietario y del factor, si lo hubiere, y si el local que ocupa es propio o ajeno. Se presumirá como propietario del establecimiento quien así aparezca en el registro.
Art. 33.- La matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente. Lo mismo se hará respecto de sucursales, establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos a registro.
Art. 34.- El registro de las escrituras de constitución de sociedades mercantiles, de sus adiciones y reformas se hará de la siguiente manera:
1. Copia auténtica de la respectiva escritura se archivará en la cámara de comercio del domicilio principal;
2. En un libro especial se levantará acta en que constará la entrega de la copia a que se refiere el ordinal anterior, con especificación del nombre, clase, domicilio de la sociedad, número de la escritura, la fecha y notaría de su otorgamiento, y
3. El mismo procedimiento se adoptará para el registro de las actas en que conste la designación de los representantes legales, liquidadores y sus suplentes.
Art. 35.- Las cámaras de comercio se abstendrán de matricular a un comerciante o establecimiento de comercio con el mismo nombre de otro ya inscrito, mientras éste no sea cancelado por orden de autoridad competente o a solicitud de quién haya obtenido la matrícula.
En los casos de homonimia de personas naturales podrá hacerse la inscripción siempre que con el nombre utilice algún distintivo para evitar la confusión.
Art. 36.- Las cámaras podrán exigir al comerciante que solicite su matrícula que acredite sumariamente los datos indicados en la solicitud con partidas de estado civil, certificados de bancos, balances autorizados por contadores públicos, certificados de otras cámaras de comercio o con cualquier otro medio fehaciente.
Art. 37.- La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en el registro mercantil incurrirá en multa (hasta de diez mil pesos)*, que impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las demás sanciones legales. La misma sanción se aplicará cuando se omita la inscripción o matrícula de un establecimiento de comercio.
* Modificado. Decreto 2153 de 1992.
Art. 11.- Funciones especiales del superintendente delegado para la promoción de la competencia:
... 5. Imponer a las personas que ejerzan profesionalmente el comercio, sin estar matriculadas en el registro mercantil, multas hasta el equivalente de diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción.
Art. 38.- La falsedad en los datos que se suministren al registro mercantil será sancionada conforme al Código Penal. La respectiva cámara de comercio estará obligada a formular denuncia ante el juez competente.
Art. 39.- El registro de los libros de comercio se hará en la siguiente forma:
1. En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario, y
2. En un libro destinado a tal fin se hará constar, bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior.
Art. 40.- Todo documento sujeto a registro, no auténtico por su misma naturaleza ni reconocido por las partes, deberá ser presentado personalmente por sus otorgantes al secretario de la respectiva cámara.
Art. 41.- Las providencias judiciales y administrativas que deban registrarse, se presentarán en copia autenticada para ser archivadas en el expediente respectivo. De la entrega de dichas copias se levantará acta en un libro especial, en la que constará el cargo del funcionario que dictó la providencia, el objeto, clase y fecha de la misma.
Art. 42.- Los documentos sujetos a registro y destinados a ser devueltos al interesado, se inscribirán mediante copia de su texto en los libros respectivos o de fotocopias o de cualquier otro método que asegure de manera legible su conservación y reproducción.
Art. 43.- A cada comerciante, sucursal o establecimiento de comercio matriculado, se le abrirá un expediente en el cual se archivarán, por orden cronológico de presentación, las copias de los documentos que se registren.
Los archivos del registro mercantil podrán conservarse por cualquier medio técnico adecuado que garantice su reproducción exacta, siempre que el presidente y el secretario de la respectiva cámara certifiquen sobre la exactitud de dicha reproducción.
Art. 44.- En caso de pérdida o de destrucción de un documento registrado podrá suplirse con un certificado de la cámara de comercio en donde hubiere sido inscrito, en el que se insertará el texto que se conserve. El documento así suplido tendrá el mismo valor probatorio del original en cuanto a las estipulaciones o hechos que consten en el certificado.
Lo dispuesto en este artículo no se aplicará a los libros registrados.
Art. 45.- Cada inscripción o certificación causará los emolumentos que fije la ley.
Art. 46.- Los actos y documentos registrados conforme a la legislación vigente al entrar a regir este Código, conservarán el valor que tengan de acuerdo con la ley; pero en cuanto a los efectos que ésta atribuya al registro o a la omisión del mismo, se aplicarán las disposiciones de este Código.
Art. 47.- Lo dispuesto en el presente Capítulo se aplicará exclusivamente al registro mercantil, sin perjuicio de las inscripciones exigidas en leyes especiales.
TÍTULO IV
DE LOS LIBROS DE COMERCIO
CAPÍTULO I
Libros y papeles del comerciante
Art. 48.- Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.
Art. 49.- Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.
Art. 50.- La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.
Art. 51.- Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.
Art. 52.- Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.
Art. 53.- En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden.
El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.
Art. 54.- El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.
Art. 55.- El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud.
Art. 56.- Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.
Art. 57.- En los libros de comercio se prohibe:
1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos;
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Art. 58.- La violación a lo dispuesto en el artículo anterior hará incurrir al responsable en una multa hasta de (cinco mil pesos)* que impondrá la cámara de comercio o la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales correspondientes. Los libros en los que se cometan dichas irregularidades carecerán, además, de todo valor legal como prueba en favor del comerciante que los lleve.
Cuando no pueda determinarse con certeza el verdadero responsable de estas infracciones, serán solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de los libros, el contador y el revisor fiscal, si éste incurriere en culpa.
* Modificado. Ley 222 de 1995, Art. 86, Num. 3. Ley 27 de 1990, Art. 6. y Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, Arts. 209 y 211.
Art. 59.- Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas, existirá la debida correspondencia, so pena de que carezcan de eficacia probatoria en favor del comerciante obligado a llevarlos.
Art. 60.- Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.
CAPÍTULO II
Reserva y exhibición de libros de comercio
Art. 61.- Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente.
Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas.
Art. 62.- El revisor fiscal, el contador o el tenedor de los libros regulados en este Título que violen la reserva de los mismos, será sancionado con arreglo al Código Penal en cuanto a la violación de secretos y correspondencia, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias del caso.
Art. 63.- Los funcionarios de las ramas jurisdiccional y ejecutiva del poder público, solamente podrán ordenar de oficio la presentación o examen de los libros y papeles del comerciante en los casos siguientes:
1. Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones;
2. Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles y las instituciones de utilidad común;
3. En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del Código de Procedimiento Penal, y
4. En los procesos civiles conforme a las normas del Código de Procedimiento Civil.
Art. 64.- Los tribunales o jueces civiles podrán ordenar, de oficio o a instancia de parte, la exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante en los casos de (quiebra)* y de liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades.
* Liquidación obligatoria.
Art. 65.- En situaciones distintas de las contempladas en los artículos anteriores, solamente podrán ser examinados los libros y papeles de comercio, mediante exhibición ordenada por los tribunales o jueces, a petición de parte legítima, pero la exhibición y examen se limitarán a los libros y papeles que se relacionen con la controversia.
La exhibición de libros podrá solicitarse antes de ser iniciado el juicio, con el fin de preconstituir pruebas, u ordenarse dentro del proceso. El solicitante acreditará la calidad de comerciante de quien haya de exhibirlos.
Art. 66.- El examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de éste o de la persona que lo represente. El juez o funcionario hará constar los hechos y asientos verificados y, además, el estado general de la contabilidad o de los libros, con el fin de apreciar si se llevan conforme a la ley, y en consecuencia, reconocerles o no el valor probatorio correspondiente.
Art. 67.- Si el comerciante no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, oculta alguno de ellos o impide su examen, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para esos hechos es admisible la confesión.
Quien solicite la exhibición de los libros y papeles de un comerciante se entiende que pone a disposición del juez los propios.
CAPÍTULO III
Eficacia probatoria de los libros y papeles de comercio
Art. 68.- Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente.
En materia civil, aún entre comerciantes, dichos libros y papeles sólo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no lo rechace en lo que le sea desfavorable.
Art. 69.- En las cuestiones mercantiles con persona no comerciante, los libros sólo constituirán un principio de prueba en favor del comerciante, que necesitará ser completado con otras pruebas legales.
Art. 70.- En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determinará según las siguientes reglas:
1.Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos;
2. Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio constituyen una confesión;
3. Si los libros de una de las partes no están ajustados a la ley, se decidirá conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquélla no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros;
4.Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se prescindirá totalmente de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás pruebas allegadas al juicio, y
5. Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no lleva contabilidad o no la presenta, se decidirá conforme a los de aquélla, sin admitir prueba en contrario.
Art. 71.- Si una parte ofrece estar a lo que conste en los libros y papeles de la otra, se decidirá conforme a ellos.
Art. 72.- La fe debida a los libros es indivisible. En consecuencia, la parte que acepte en lo favorable los libros de su adversario, estará obligada a pasar por todas las enunciaciones perjudiciales que ellos contengan, si se ajustan a las prescripciones legales y no se comprueba fraude.
Art. 73.- Si el comerciante a cuyos libros y papeles se defiere la decisión del caso no los lleva, los oculta o los lleva irregularmente, se decidirá conforme a las disposiciones precedentes.
Art. 74.- Si un comerciante lleva doble contabilidad o incurre en cualquier otro fraude de tal naturaleza, sus libros y papeles sólo tendrán valor en su contra.
Habrá doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos.
TÍTULO V
DE LA COMPETENCIA DESLEAL
Art. 75.- Derogado. Ley 256 de 1996, Art. 33.
Art. 76.- Derogado. Ley 256 de 1996, Art. 33.
Art. 77.- Derogado. Ley 256 de 1996, Art. 33.
TÍTULO VI
DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO
Art. 78.- Las cámaras de comercio son instituciones de orden legal con personería jurídica, creadas por el Gobierno Nacional, de oficio o a petición de los comerciantes del territorio donde hayan de operar. Dichas entidades serán representadas por sus respectivos presidentes.
Art. 79.- Cada cámara de comercio estará integrada por los comerciantes inscritos en su respectivo registro mercantil. Tendrá una junta de directores compuesta por un número de seis a doce miembros, con sus respectivos suplentes, según lo determine el Gobierno Nacional en atención a la importancia comercial de la correspondiente circunscripción.
El Gobierno Nacional determinará la jurisdicción de cada cámara, teniendo en cuenta la continuidad geográfica y los vínculos comerciales de los municipios que agrupare, dentro de la cual ejercerán sus funciones.
Art. 80.- El Gobierno Nacional estará representado en las juntas directivas de las cámaras de comercio hasta en una tercera parte de cada junta. Por decreto reglamentario se señalará el número de miembros de la junta directiva de las cámaras de comercio y el de los representantes del Gobierno.
Art. 81.- Con excepción de los representantes del Gobierno, los directores de las cámaras serán elegidos directamente por los comerciantes inscritos en la respectiva cámara, de listas que se inscribirán en la alcaldía del lugar, aplicando el sistema del cuociente electoral. Sin embargo, cuando una cámara de comercio tenga más de trescientos comerciantes inscritos en el registro mercantil, la elección de los directores que le correspondan se hará por los comerciantes afiliados, siempre que el número de éstos sea superior al diez por ciento del total de inscritos. El Gobierno le determinará a cada cámara el porcentaje de afiliados que se requerirá para la elección, en proporción al número total de inscritos, de modo que dicho porcentaje sea suficientemente representativo de éstos.
Art. 82.- La elección de directores para todas las cámaras de comercio se llevará a cabo en asambleas que sesionarán por derecho propio cada dos años, en las sedes respectivas. El Gobierno reglamentará el procedimiento, la vigilancia y demás formalidades de estas elecciones.
Las reclamaciones relativas a la forma como se hubiere preparado o efectuado la elección o el escrutinio serán decididas en única instancia por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Art. 83.- La junta directiva sesionará, cuando menos, una vez por mes y sus decisiones se tomarán con el voto favorable de la mayoría de sus miembros.
Art. 84.- El voto en las asambleas de las cámaras de comercio se dará personalmente y será indelegable. Las sociedades votarán a través de sus representantes legales.
Art. 85.- Para ser director de una cámara de comercio se requerirá ser ciudadano colombiano en ejercicio de sus derechos políticos, no haber sido sancionado por ninguno de los delitos determinados en el artículo 16 de este Código, estar domiciliado en la respectiva circunscripción, ser persona de reconocida honorabilidad. Nadie podrá ejercer el cargo de director en más de una cámara de comercio.
Art. 86.- Las cámaras de comercio ejercerán las siguientes funciones:
1. Servir de órgano de los intereses generales del comercio ante el Gobierno y ante los comerciantes mismos;
2. Adelantar investigaciones económicas sobre aspectos o ramos específicos del comercio interior y exterior y formular recomendaciones a los organismos estatales y semioficiales encargados de la ejecución de los planes respectivos;
3. Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, como se prevé en este Código;
4. Dar noticia en sus boletines u órganos de publicidad de las inscripciones hechas en el registro mercantil y de toda modificación, cancelación o alteración que se haga de dichas inscripciones;
5. Recopilar las costumbres mercantiles de los lugares correspondientes a su jurisdicción y certificar sobre la existencia de las recopiladas;
6. Designar el árbitro o los árbitros o los amigables componedores cuando los particulares se lo soliciten;
7. Servir de tribunales de arbitramento para resolver las diferencias que les defieran los contratantes, en cuyo caso el tribunal se integrará por todos los miembros de la junta;
8. Prestar sus buenos oficios a los comerciantes para hacer arreglos entre acreedores y deudores, como amigables componedores;
9. Organizar exposiciones y conferencias, editar o imprimir estudios o informes relacionados con sus objetivos;
10. Dictar su reglamento interno que deberá ser aprobado por el Superintendente de Industria y Comercio;
11. Rendir en el mes de enero de cada año un informe o memoria al Superintendente de Industria y Comercio acerca de las labores realizadas en el año anterior y su concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas, así como el detalle de sus ingresos y egresos; y
12. Las demás que les atribuyan las leyes y el Gobierno Nacional.
Art. 87.- El cumplimiento de las funciones propias de las cámaras de comercio estará sujeto a la vigilancia y control de la superintendencia de Industria y Comercio. Esta podrá imponer multas sucesivas hasta de (cincuenta mil pesos)*, o decretar la suspensión o cierre de la cámara renuente, según la gravedad de la infracción cometida.
* Modificado. Decreto 2153 de 1992.
Art. 11.- Funciones especiales del superintendente delegado para la promoción de la competencia.
...
6. Imponer a las cámaras de comercio, previas explicaciones, multas hasta el equivalente a ochenta y cinco (85) salarios mínimos mensuales legales vigentes, al momento de la imposición de la sanción, por infracción a las leyes, a los estatutos o cualquier otra norma legal a que deban sujetarse, así como la inobservancia de las órdenes e instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Art. 88.- La Contraloría General de la República ejercerá el control y vigilancia del recaudo, manejo e inversión de los ingresos de las cámaras de comercio, conforme al presupuesto de las mismas, previamente aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Art. 89.- Toda cámara de comercio tendrá uno o más secretarios, cuyas funciones serán señaladas en el reglamento respectivo. El secretario autorizará con su firma todas las certificaciones que la cámara expida en ejercicio de sus funciones.
Art. 90.- Los abogados, economistas y contadores que perciban remuneración como empleados permanentes de las cámaras de comercio, quedarán inhabilitados para ejercer su profesión en asuntos particulares mientras permanezcan en sus cargos, so pena de destitución por mala conducta y multa hasta de veinte mil pesos. Una y otra las decretará el Superintendente de Industria y Comercio.
Art. 91.- Los gastos de cada cámara se pagarán con cargo a su respectivo presupuesto, debidamente aprobado por el Superintendente de Industria y Comercio.
Art. 92.- Los comerciantes que hayan cumplido y estén cumpliendo los deberes de comerciante, podrán ser afiliados de una cámara de comercio cuando así lo soliciten con el apoyo de un banco local o de tres comerciantes inscritos del mismo lugar.
Los afiliados a las cámaras de comercio tendrán derecho a:
1. Dar como referencia la respectiva cámara de comercio;
2. A que se les envíen gratuitamente las publicaciones de la cámara, y
3. A obtener gratuitamente los certificados que soliciten a la cámara.
Art. 93.- Cada cámara tendrá los siguientes ingresos ordinarios:
1. El producto de los derechos autorizados por la ley para las inscripciones y certificados;
2. Las cuotas anuales que el reglamento señale para los comerciantes afiliados e inscritos, y
3. Los que produzcan sus propios bienes y servicios.
Art. 94.- La Superintendencia de Industria y Comercio conocerá de las apelaciones interpuestas contra los actos de las cámaras de comercio. Surtido dicho recurso, quedará agotada la vía gubernativa.
Art. 95.- Cada cámara de comercio podrá afiliarse a entidades internacionales similares con autorización del Gobierno Nacional.
Art. 96.- Las cámaras de comercio podrán confederarse siempre que se reúnan en forma de confederación no menos del cincuenta por ciento de las cámaras del país.
Las confederaciones de cámaras de comercio servirán de órgano consultivo de las confederadas en cuanto se refiera a sus funciones y atribuciones, con el fin de unificar el ejercicio de las mismas, recopilar las costumbres que tengan carácter nacional y propender al mejoramiento de las cámaras en cuanto a tecnificación, eficacia y agilidad en la prestación de sus servicios. Como tales, convocarán a reuniones o congresos de las cámaras confederadas, cuando lo estimen conveniente, para acordar programas de acción y adoptar conclusiones sobre organización y funcionamiento de las cámaras del país.
Art. 97.- De todo registro o inscripción que se efectúe en relación con la propiedad industrial, con la de naves o aeronaves o con el registro mercantil, se enviará un duplicado al Servicio Nacional de Inscripción del Departamento Administrativo Nacional de Estadística, en la forma y condiciones que lo determine el Gobierno Nacional.
Clases de cheques
Cuentas corrientes

Existen diferentes tipos de cuentas corrientes:

1- Cuenta corriente individual.
2- Cuenta corriente indistinta.
3- Cuenta corriente conjunta.
4- Cuenta corrientes especial o a la orden.

Tipos de cheques

1- Cheque a la vista.
2- Cheque de pago diferido.
3- Cheque cruzado.
4- Cheque no transferible.
5- Cheque no negociable.
6- Cheque no a la orden.

Procedimientos para el pago de cheques

1- Verificar la autenticidad, el importe en números y letras, a la orden, las firmas y el endoso del cheque.
2- Verificar el número, autenticidad y vigencia de la cédula de identidad policial.
3- Verificar el saldo de la cuenta.
4- Pagar el cheque.
5- Sellar y poner la media firma del cajero.

Documentación para el pago parcial de un cheque

- Sello y firma del cajero al dorso del cheque con la leyenda "este cheque no pagado por guaraníes..."
- Fotocopia del anverso y reverso del cheque.
- Formulario recibo firmado por el tenedor, por el importe pagado.
- Fotocopia de la cédula de identidad policial.
- Se devuelve el cheque al tenedor y para respaldo del cajero, queda la fotocopia